Organiser un événement pour votre organisation à but non lucratif peut être un excellent moyen de faire connaître la cause de votre organisation et établir un réseau avec d'autres acteurs de votre domaine. 

Toutefois, pour assurer d’atteindre vos objectifs de ventes de billets pour vos événements, il est recommandé de développer des petites stratégies marketing intelligentes et faciles à mettre en place. Que vous souhaitez toucher un large public ou une cible de participants très précise, vous devez le promouvoir bien à l'avance et sur plusieurs plateformes.

 

1. Fixez le prix de vos billets

Comment définir le prix du billet d’entrée de son événement?

Avant toute chose, fixez un prix réaliste pour les billets de votre événement. Il s’agit de la pierre angulaire de toutes les autres actions que vous entreprendrez pour augmenter vos ventes de ticket d’entrée. 

Pour trouver le juste milieu, commencez par fixez un prix d'équilibre minimum auquel vous ne perdrez pas d'argent. Pour ce faire, calculez tout simplement : 

Prix minimum du billet = Coût total de l'événement / nombre de participants attendus.

Par exemple, si vous organisez un gala qui coûte 15 000 dollars et que vous attendez 600 participants, alors le prix minimum d’entrée est de 25 dollars..

Pour effectuer ce calcul, vous devez avoir une bonne vue d'ensemble de vos dépenses et une estimation approximative du nombre de personnes susceptibles de venir. Vous connaissez maintenant le prix d'équilibre, mais le prix réel de votre billet dépendra du bénéfice que vous souhaitez réaliser (le cas échéant) ainsi que vos autres recettes potentielles liées à cet événement (subventions, commanditaires, partenaires, buvette, etc.)

À ce stade, il est essentiel de garder à l'esprit votre position concurrentielle, pour cela vous pouvez vous posez ces différentes questions : 

• Il y a-t-il d'autres événements similaires au vôtre et dont le prix est inférieur ou supérieur? 
• Avez-vous une solide réputation ou êtes-vous un nouveau venu face à des concurrents bien établis? 
• Votre événement présente-t-il des facteurs uniques qui le distinguent. Par exemple, un artiste célèbre ou le meilleur endroit en ville?

En répondant à ces questions, vous saurez à quel niveau vous pouvez fixer le prix du billet.

 

Avez-vous pensé à la tarification différenciée?

Maintenant que vous avez déterminé le prix standard, vous pouvez envisager une tarification différenciée. En résumé, il s'agit de proposer différentes offres de billets.

Par exemple, vous pouvez proposer 3 types de tarifs : 

• Un tarif préférentiel réservé à vos membres
• Un accès VIP coûteux qui permet aux gens de sauter la file d'attente
• Un billet d'entrée classique sans avantages particulier

Soyez créatif et identifiez les petits plus pertinents pour votre événement. Si un groupe populaire se produit lors de votre événement, vous pouvez demander un supplément pour les places au premier rang. Si vous organisez un dîner, vous pouvez proposer une option "boissons comprises" plus chère. Et ainsi de suite…

Les avantages de la tarification différenciée, tant pour vous que pour vos clients, sont assez évidents. Vous vous assurez que la plupart des gens peuvent se permettre d'assister à votre événement, tout en obtenant des revenus supplémentaires des invités qui sont prêts à payer plus.

 

2. Maintenez le pic des ventes le plus longtemps possible

Le cycle de vente de billets ressemble généralement à ceci :

En principe, un grand nombre de personnes tend à acheter son ticket d’entrée dès la mise en vente de ceux-ci. Puis le reste des billets sont généralement vendus dans les deux semaines qui précèdent votre événement. Entre les deux, vous connaîtrez très probablement une petite baisse des ventes.

Vous ne voulez pas compter sur les ventes de billets de dernière minute pour savoir si vous atteignez vos objectifs de vente. C'est pourquoi vous devez avoir un plan pour maintenir le pic tout au long de la période de vente.

Voici quelques façons de créer des "mini-pics" tout au long de vos ventes :

• Billets d'accès anticipé : Billets avec des bonus ou des réductions réservés aux anciens participants ou à votre communauté proche (membres, donateurs, partenaires, etc).
• Tickets appelés "early bird" : Billets à prix réduit pour les personnes qui achètent dans un court laps de temps après la mise en ligne de votre événement.
• Offre du jour : offres spéciales et promotions tout au long de la période de vente.

L'essentiel ici est de maintenir l'élan et de s'assurer que votre événement reste en tête des préoccupations des gens. S'il est bien fait, votre cycle de vente peut maintenant ressembler à ceci :

 

 

3. Définissez vos remises et rabais de façon intelligente

Au-delà des prix différenciés et des offres à durée déterminée, vous pouvez parfaitement imaginer des remises pour récompenser les personnes de leurs actions qui vous aident à promouvoir votre événement. 

Par exemple, vous pouvez encourager les participants à inviter leurs proches et amis en proposant des réductions de groupe ou en leur donnant des codes d'accès spéciaux pour avoir recommandé d'autres acheteurs de billets. Vous pouvez également proposer un prix spécial aux membres actifs de votre organisation.

Quelle que soit la stratégie de réduction que vous choisissez, assurez-vous de pouvoir suivre facilement les différentes offres et de les rendre claires pour les acheteurs de billets. Vous ne voulez pas vous retrouver à énumérer des dizaines de types de billets différents sur la page de votre événement, ce qui risque de perturber les participants potentiels.

Chez Yapla, nous proposons justement une fonction vous permettant de créer des codes de réduction sur vos billets. 

Yapla vous permet aussi de mettre en place la tarification différenciée évoqué plus tôt. Créer un tarif préférentiel pour les membres de votre organisation est très facile. Dans le cadre d'un évènement ouvert à tout public, cette pratique valorisante pour les membres est toujours très appréciée et contribue à fidéliser votre communauté.

 

4. Optez pour une billetterie efficace avec un parcours d'inscription simple

 

Utilisez la technologie pour optimiser l’expérience d’inscription 

Un système d'inscription rapide et facile est essentiel pour attirer les clients et les inciter à participer le jour de l'événement en direct. Faites en sorte que le processus d'inscription soit une expérience sans faille.

C'est là que le choix de la bonne plateforme de gestion d'événements, avec une suite complète de fonctionnalités de marketing événementiel, peut faire la différence.

Par exemple, avec la plateforme Yapla, vos participants peuvent s'inscrire à votre événement en moins de 5 minutes. La plateforme a été conçue pour vous permettre de construire des événements sur-mesure, à votre image. Séminaires, conférences, formations, concerts, festivals... Avec Yapla, vous pouvez gérer tout type d'événement. 

Une multitude de possibilités et d'options s'offrent à vous, de la création de l'événement, jusqu'au bilan de ce dernier. 

C’est pour cette raison que des milliers d’OBNL tels que Finance Montréal, Québec international ou encore la Fédération motocycliste du Québec.

 

Créez une page d'événement performante

Une fois que vous avez défini votre stratégie de tarification, vous pouvez vous concentrer sur la page de l'événement elle-même.

La page de l'événement est souvent le premier et le seul endroit où les gens découvrent votre événement et décident d'y participer. Vous devez faire en sorte qu'elle soit à la fois informative et attrayante.

Votre page d'événement doit répondre à toutes les questions clés concernant l'événement : où, quand, quoi, qui, etc. En écrivant simplement "La meilleure fête de la ville", vous ne donnez pas grand-chose aux gens. Ils voudront des détails et des raisons de participer.

En règle générale, votre page d'événement doit :

• présenter les détails de base de l'événement
• utiliser une image d'en-tête accrocheuse et d'autres médias pertinents, comme des clips vidéo et des photos
• inclure un moyen pour les personnes de vous contacter
• comporter un appel à l'action clair (par exemple, "Acheter des billets")
• être facile à partager.

 

Vous ne savez pas par où commencer? Consultez notre petite vidéo tutorielle sans plus attendre

On vous donne tout le détail de la configuration et les différentes options ici : Créer et configurer un événement avec Yapla

 

5. Envoyez vos invitations en avance

Un courriel d’invitation est le meilleur moyen de lancer une campagne de courriels marketing pour votre événement. Vous pouvez aussi opter pour un envoi de carton d’invitations classiques mais gardez en tête que cette technique coûteuse pour votre organisme et pas très écologique.

Dans le cadre d’un grand événement, afin de donner le temps à vos invités de s’organiser et de planifier, il vous est recommandé d’envoyer vos invitations 6 à 12 mois à l’avance. En revanche, pour des plus petits événements tels qu’une soirée de danse, un petit cocktail ou encore un tournoi sportif, envoyer vos invitations 1 mois ou 2 à l’avance suffit.

Votre invitation doit être concise et claire, contenant juste assez d'informations pour que votre public comprenne l'essentiel de votre événement :

• Le nom ainsi que la mission de votre événement et de votre organisation
• La date et le lieu

Après avoir annoncé les détails de votre événement, vous devez vous assurer que vos invités puissent vous joindre facilement. Pensez donc à ajouter vos coordonnées ainsi que des boutons ou des liens vers le site web et les réseaux sociaux de votre organisme.

Avec la fonction Infolettre de Yapla, vous pouvez configurer facilement votre contenu d’invitation et l’envoyer à l’ensemble de vos contacts en quelques clics. L’avantage avec Yapla c’est que votre base de contacts est déjà consolidée et à jour. Ainsi vous ne risquez pas d’oublier certains courriels dans votre liste d’envoi! 

C’est avec cet outil que Finance Montréal envoie ses invitations à ses événements par exemple : 

 

Si vous optez pour des invitations papiers, pensez à intégrer un QR code qui renvoie vers votre billetterie en ligne. 

Comment générer un QR code facilement pour son organisme? 

• Rendez-vous sur un site de QR code gratuit tel que QR code Monkey
• Entrer le lien de votre billetterie (par exemple un lien Yapla)
• Personnaliser le QR code si vous le souhaitez (couleur, forme, logo…)
• Téléchargez votre QR code au format PNG (format image)
• Tester votre QR code!
• Ajouter votre QR code sur votre invitation
• Imprimer une invitation test pour tester à nouveau votre QR code!  
• Tout fonctionne? Imprimez et envoyez toutes vos invitations :)

 

6. Déployer une campagne de courriels marketing

Le marketing par courriel est un autre moyen d'attirer l'attention sur l'événement de votre organisation. Après l'envoi de votre invitation, n’hésitez pas à rappeler à votre communauté que votre événement approche. Donnez de nouvelles informations, de nouveaux détails intéressants qui pourraient les convaincre de prendre leur place si ce n’est pas déjà fait.

L'aspect le plus important de la campagne de courriel doit être de diriger votre audience vers le canal d’inscription à votre événement que vous avez choisi. De la même façon que pour votre courriel d’invitation, pensez à inclure au moins un bouton d’appel à l’action qui redirige vers cette billetterie ou votre page d’événement si vous en avez une. 

Il existe différents outils sur le marché pour gérer des campagnes de courriels marketing. Certaines solutions comme Yapla sont 100% adaptées aux organismes à but non lucratifs. 

Par exemple, l’organisme Québec International utilise Yapla pour vendre ses billets. Dans leur billetterie, ils ont configuré des communications automatiques pour que tous leurs participants reçoivent automatiquement la confirmation d’inscription à l’événement avec leur billet en pièce jointe : 

7. Exploiter la puissance des médias sociaux

Les réseaux sociaux sont un outil essentiel dont chaque organisation a besoin pour maintenir l'attention de ses sympathisants et obtenir de nouveaux revenus. 

Si votre organisme n'est pas encore présent sur les médias sociaux, la veille d'un événement n'est pas le meilleur moment pour commencer à zéro. Il vaut peut-être mieux attendre et se concentrer sur le développement de votre présence sur les réseaux sociaux après l'événement, dans le cadre de la stratégie marketing globale de votre organisation.

En revanche, si votre organisme est déjà présent sur les réseaux sociaux, alors d'innombrables possibilités de promouvoir votre événement s’offrent à vous!

Dans les mois qui précèdent votre événement, veillez à partager régulièrement des photos et du contenu sur votre événement. 

Des idées de contenus pour promouvoir votre événements sur les réseaux sociaux :

• Photos et vidéos de la préparation, 
• Présentations des bénévoles et des personnes impliquées, 
• Programme de l’événement,
• Mise en avant des partenaires, commandataires,
• Graphiques de décompte de l'événement, etc. 
• Laissez des mystères, créez des surprises et créez des sondages pour créer de l'interaction 

Les possibilités sont infinies, laissez l’âme créative qui sommeille en vous s’emparer de cette belle mission de création de contenu! 

Voici quelques exemples de communications : 

• Annoncez l’ouverture de votre billetterie comme la Fédération motocycliste du Québec

• Utilisez la fonction événement de facebook comme le fait le Centre québécois du droit de l'environnement (CQDE)

Pour éviter d'être submergé, créez un calendrier de contenu qui indique vos objectifs pour chaque semaine et programmez tout le contenu qui correspond à vos objectifs. Parmi les outils qui peuvent vous aider à programmer du contenu sur plusieurs plateformes de médias sociaux il existe Hootsuite, Monday ou encore Meet Edgar. Tous ces outils proposent des options gratuites ainsi que des services payants d'analyse et d'information.

 

8. Trouvez des partenaires et commanditaires

Vous pouvez généralement trouver des commanditaires pertinents qui non seulement couvriront une partie de vos dépenses mais seront également disposés à promouvoir l'événement en votre nom. En fait, ils ont tout intérêt à vous aider à vendre plus de billets. Après tout, si votre événement est un succès, ils bénéficient d'une meilleure exposition. 

En outre, pensez à vous associer avec des acteurs et des entreprises susceptibles de bénéficier de votre événement. Si vous organisez un festival de musique à proximité d'un bar, vous mettez aussi beaucoup de clients potentiels assoiffés dans les environs du bar. Voyez si le bar est prêt à proposer une offre spéciale aux invités du festival et aidez à faire passer le message.

Vous pouvez trouver de nombreuses opportunités gagnant-gagnant si vous les cherchez.

9. Impliquez vos participants et développer le bouche-à-oreille

Le bouche-à-oreille est souvent ce qui a le plus d’impact sur la décision des personnes à participer à un événement ou non.

Cela signifie que les participants existants sont probablement vos plus grands défenseurs et peuvent contribuer à augmenter les ventes de billets pour votre événement. Ils ont juste besoin d'un coup de pouce et de la bonne incitation.

Voici quelques moyens éprouvés d'encourager les participants à passer le mot :

• Les réductions de groupe : Si un participant peut convaincre trois amis de l'accompagner, tous les quatre bénéficieront d'un tarif de groupe réduit pour leurs billets.
• La gamification : Mettez en place un système de récompense où les participants collectent des points pour avoir partagé l'événement et inciter leurs amis à s'inscrire. Ces points peuvent être échangés contre des produits exclusifs, un accès direct à la file d'attente, des boissons gratuites, etc.
• Concours : De la même manière, vous pouvez mettre les participants en compétition pour gagner des prix en fonction de la capacité à convaincre le plus d'amis de s'inscrire.

Vous pouvez également donner à tous ceux qui achètent un billet un code d'accès spécial qui permet à leurs amis d'obtenir un meilleur prix sur leur billet. Il s'agit d'une manière subtile et non agressive d'encourager le bouche-à-oreille.

Toutes ces tactiques sont particulièrement utiles si vous avez déjà organisé des événements réussis dans le passé. Activez vos anciens participants avec des concours exclusifs et des récompenses pour qu'ils parlent de votre prochain événement.

 

10. Créez une vidéo teaser

Une autre stratégie efficace pour augmenter les ventes de billets consiste à créer un teaser vidéo pour l'événement. La vidéo doit être courte (il ne s'agit que d'un teaser) et couvrir l'essentiel :

• Quel est le sujet de l'événement?
• À qui s'adresse-t-il?
• Qui se produira ou fera une présentation?
• Des réponses aux questions courantes sur l'événement.

L'objectif d'un teaser vidéo est double. Premièrement, elle communique tous les détails essentiels de la manière la plus concise possible. Deuxièmement, elle établit un lien personnel en montrant les personnes qui organisent l'événement.

Vous n'avez pas besoin d'être un pro de la vidéo. Il existe de nombreux modèles qui permettent à n'importe qui de créer un teaser assez rapidement.

Par exemple, pour promouvoir son événement “Rendez-vous d’affaires de la Francophonie à Québec”, Québec International a réalisé cette vidéo 

 

Vous êtes maintenant prêts à accélérer les ventes de vos billets d’événements! 

Il existe de nombreuses façons d’attirer des participants. Cet article recense un certain nombre de bonnes pratiques que vous pouvez suivre mais il n’est pas exhaustif. Voici les idées clés à garder en tête :

• N’hésitez pas à tester et adopter des outils de vente de billets en ligne tels que Yapla.
• Augmentez vos ventes de billets grâce aux tendances actuelles de consommation. N’hésitez pas à limitez la quantité de billets ou le délai d'achat pour créer l’”urgence” 
• Améliorer la visibilité de votre événement en ligne grâce aux vidéos ou encore aux témoignages d’anciens participants.
• Afin de trouver la combinaison outils / stratégies parfaite pour vos ventes, n’oubliez pas de mesurer vos actions et de les réévaluer régulièrement.

 

 

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Solène, chargée marketing