Comment gérer 10 associations professionnelles différentes à la fois ? Annick Gariépy nous dévoile quelques secrets

Comment gérer 10 associations professionnelles différentes à la fois ? Annick Gariépy nous dévoile quelques secrets

Annick Gariépy est employée du Barreau du Québec et travaille au service d’une dizaine d’associations d’avocats. De par leur taille et les enjeux qu’elles portent, adopter une méthode de gestion adaptée et une organisation sans failles sont indispensables. Pour Annick, la difficulté principale réside dans le fait que chaque association utilise une panoplie d’outils différents, à chaque fois. Comment s’y retrouver ? En creusant la question de la meilleure solution, Annick a décidé de tout miser sur le concept d’outil de gestion tout-en-un. C’est parti, bonne lecture !

 

Solène: Enchantée Annick et merci d’avoir répondu à notre invitation pour nous parler de votre activité associative quotidienne. Si vous le voulez bien, pouvez-vous vous présenter ?
 

Annick: Bon matin Solène ! Je m’appelle Annick Gariépy, je suis avocate et employée du barreau du Québec, l’Ordre professionnel des avocats du Québec. Je suis au service des associations professionnelles d’avocats de différents domaines de droit comme le droit criminel, le droit de l’immigration ou de la famille, etc.

Au total, je m’occupe d’une dizaine d’associations différentes qui regroupent des membres spécialisés dans un domaine de droit particulier et elles ont toutes leur propre façon de fonctionner. 
 

Solène: Dites-nous, quel est votre secret pour réussir à gérer autant d’associations différentes au quotidien ? 


Annick: J’ai tout simplement découvert et adopté Yapla. Dans mes souvenirs, à l’origine, nous avions besoin de créer un site web à l’occasion de l’anniversaire de l’une des associations. 

Dans la recherche de compagnie qui pouvait répondre à notre besoin, je suis tombée sur Yapla. Pour tout vous dire, lorsque j’ai découvert cette solution-là, et que j’ai vu tout le potentiel pour toutes les associations avec lesquelles je travaille, je me suis dit “Comment ça se fait que je ne connaisse pas ça?!” 

Dans le cadre de mon travail, je cumulais plein d’outils différents pour gérer mes formulaires d’adhésion ou encore mes bulletins. Puis quand Yapla est arrivé, ça m’a donné l’occasion d’avoir tous ces services-là regroupés dans une même interface, facile à utiliser. 


Solène: Au départ, dans vos recherches d’outils pour créer un site web, pouvez-vous nous expliquer ce qui vous a poussé à adopter Yapla et pas une autre solution ?  


Annick: Des produits comme Yapla qui visent spécifiquement le marché des OSBL je n’en avais jamais vu auparavant ! 

Avec Yapla, pas besoin d’avoir des compétences particulières, l’interface utilisateur est très facile à utiliser. Je suis assez à l’aise avec le numérique mais, la secrétaire avec qui je travaille au quotidien, à 60 ans, n’est pas à l’aise avec les plateformes de publication de site web ou le codage, c’est pourquoi, il nous fallait quelque chose de simple. 

Le plus, c’est que tout est connecté et centralisé. Ça nous facilite grandement la gestion des membres, peu importe qui va dans le dossier. L’information est facile à trouver. 

Avec Yapla, une fois qu’on a pris la main sur l’outil et qu’on sait comment bien l’utiliser, on est complètement autonome, j’ai rarement eu besoin d’appeler. Depuis que j’utilise Yapla, j’ai vu d’autres solutions similaires mais ça m’étonnerait que le niveau de convivialité et de service puisse être égalé...


Solène: C’est un réel plaisir de vous entendre Annick ! J’imagine que vous avez eu l'opportunité de découvrir toutes les possibilités qui s’offrent à vous dans Yapla, quelles sont les fonctionnalités les plus utiles pour vous aujourd’hui ? 

 

Annick: C’est vrai que j’ai eu le temps de faire le tour des possibilités de Yapla puisque avec mon activité, je dois être branchée environ 4 à 5 heures par jour sur la plateforme.  

Avec ma collègue, nous utilisons la fonction infolettre tous les jours. C’est une fonctionnalité vitale pour nos associations, surtout cette année, avec la pandémie. Les tribunaux émettent souvent des avis annonçant des changements dans leurs règles de fonctionnement et c’est essentiel pour nous de communiquer ces changements aux avocats. Nous l’utilisons pour relayer les actualités, les jurisprudences, les nouvelles décisions des cours, etc.

Tout ce que je peux diffuser dans les bulletins, je le publie aussi sur le site web de façon à ce que les membres retrouvent les informations à tout moment.

J’utilise évidemment beaucoup la fonctionnalité événements. Nous organisons habituellement des  colloques qui se déroulent sur 1, 2 voire 3 journées.  Cette année, nous avons tout numérisé compte tenu de la pandémie. Nous avons organisé une dizaine de formations à distance, sur zoom et, pour chacune d'elles, nous avons créé un évènement dans Yapla. 

Un aspect très pratique pour nous c’est que toutes les informations sont centralisées et ça nous permet de générer automatiquement nos attestations de formations et les reçus, ça nous facilite grandement le suivi.  

J’utilise aussi la fonctionnalité donnée qui nous permet de vendre des agendas bottins aux avocats via le site web. 

La fonctionnalité comptabilité, c’est surtout ma collègue Lyne qui utilise cet outil-là pour préparer l’ensemble de ses dépôts. C’est très pratique aussi pour les adhésions et les événements étant donné que les factures se génèrent automatiquement. 

Globalement, j’utilise toutes les sections et ça fonctionne super bien. C’est un rêve pour nous, ça nous coûte tellement moins de travail et nous fait gagner du temps. 


Solène : Impressionnant, Yapla n’a plus aucun secret pour vous ! D’après vous, utiliser un outil tout-en-un comme Yapla vous fait économiser combien de temps chaque mois ? 


Annick : Grâce à Yapla, on sauve du temps, et finalement, ce temps-là, nous l'investissons dans des services à valeur ajoutée pour les avocats. 

Peut-être que le 10h ou le 5h que nous mettions avant pour faire des factures, et bien aujourd’hui, c’est un temps que nous consacrons pour faire plus d’infolettres, pour développer plus de choses sur notre site web ou encore pour aller sur Facebook et publier pour eux.  

 

“Grâce à Yapla, on sauve du temps, et finalement, ce temps-là, nous l'investissons dans des services à valeur ajoutée pour les avocats”

 

Solène : Votre temps est mieux investi à la fin, c’est super. En résumé, si vous deviez définir Yapla en 3 mots, ce serait ?


Annick : Je dirais “convivialité”, puisque avec une petite formation au début, on est capable de l’utiliser à son plein potentiel. 

“Évolutif”, parce que Yapla s’adapte constamment aux besoins de ses clients. Si une nouveauté est intégrée et accessible à tous, alors ça va forcément m’être bénéfique puisque mes besoins sont les mêmes que n’importe quelle autre association. 

“Complet”, parce que Yapla remplit une panoplie d’outils pour lesquels on avait des abonnements différents avant. Oui ça coûte quelque chose d’utiliser Yapla, mais je suis assurée que l’argent va désormais à une compagnie avec des personnes que je connais et à qui je peux parler, même si c’est en virtuel. 

Et puis, surtout, je sais que cet argent est réinvesti dans l’amélioration de la plateforme, ça me sera forcément utile à la fin ! 


Solène : Qu’est-ce que l’utilisation d’un outil tout-en-un change au quotidien pour vous ? 
 

Annick : Pour nous, c’est une facilité de suivi et d’organisation au quotidien. Yapla est conçu aussi pour rendre les membres plus autonomes. Ça nous libère des courriels et appels inutiles puisque les membres peuvent récupérer leurs documents ou renouveler leur adhésion en toute autonomie. 

Au-delà de Yapla, nous avons fait un pas de géant cette année en matière de transition numérique dans le milieu juridique. Les avocats ne sont plus autant réticents avec le numérique parce qu’ils voient comment ça s’intègre bien dans leur activité. 


Solène: Est-ce que vous pourriez nous donner un exemple d’avantage concret de Yapla pour une de vos associations ? 


Annick: Avec mon expérience, Yapla est particulièrement bénéfique aux associations d'avocats de la défense. C’est vraiment un outil qui a révolutionné leur façon de se concerter. Contrairement aux autres types d’associations, ils ont tous une partie adverse qui est commune, qui est finalement l'État. Ils ont un réel besoin de partager des informations, pour être plus forts, ensemble, et c’est ce que Yapla leur permet de faire. 

De façon plus globale, les plus petites associations n’ont pas forcément les moyens d’avoir une coordinatrice ou une secrétaire à temps plein. Yapla vient justement compenser ce besoin grâce à sa facilité d’utilisation. 


Solène: S’il y a une chose que vous aimeriez pouvoir faire en plus sur Yapla, ce serait quoi ? 


Annick: Il y a un bien une chose qui sera révolutionnaire pour nous si ça arrive dans Yapla, ce serait de pouvoir effectuer des recherches globales sur notre page d’article de jurisprudence. 

Présentement, nous avons une banque de 500 jurisprudences environ, il s’agit d’une banque de décisions qui sont favorables pour les personnes accusées. Nos membres qui sont avocats ont besoin de retrouver rapidement le contenu qu’ils recherchent dans cette banque. Pour le moment, à chaque article que je publie, je peux mettre des mots-clés associés à l’article avec la date de la décision, le nom du juge etc. Nous pouvons alors effectuer nos recherches par mots-clés mais pas encore par du texte. 

Notre banque est amenée à grandir et dans 10 ans il y en aura peut-être 1500. Donc il faut être capable de trouver rapidement du contenu. 


Solène : La recherche globale est un projet auquel nous pensons et que l’on souhaiterait développer à long terme justement ! En parlant d’évolution et pour conclure, quels sont les projets à venir pour votre activité ? 


Annick: Aujourd'hui, parmi toutes les associations pour lesquelles je travaille, il y en a 4 sur Yapla. Les autres associations utilisent toutes des outils différents, ça nous demande du temps, de l’énergie et une certaine logistique. Mon objectif est donc de ramener toutes les associations sur Yapla petit à petit. 


Solène : Vous êtes une super ambassadrice Yapla Annick, c’est excellent ! 


Annick: Oui, je suis une cliente très satisfaite ! Le grand défi pour nos associations en ce moment, c’est de réussir à compenser la perte de revenu que nos associations connaissent du fait de ne pas avoir eu d’événement en personne. Pour cela, il faut utiliser 100% du potentiel de Yapla pour aller chercher de nouveaux membres. Que ce soit en bonifiant l’offre en offrant des infolettres pertinentes aux membres mais aussi en allant solliciter d’anciens contacts qui n’ont pas décidé de renouveler. 

Pour résumer, l’objectif à court terme c’est d’augmenter nos revenus et développer nos adhésions. Je suis convaincue que Yapla peut être un bon partenaire à ce niveau-là. 


Solène : Vous aurez toujours le soutien dans votre activité, nous sommes ravis de vous compter parmi nos super utilisateurs Yapla ! Merci pour votre beau témoignage et à bientôt !

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