Pourquoi instaurer l’inscription et le paiement en ligne avec Yapla ?

Pourquoi instaurer l’inscription et le paiement en ligne avec Yapla ?

En pleins préparatifs de la prochaine excursion en forêt, à la découverte de champignons sauvages, Sonia Loubier a accepté de nous rencontrer pour témoigner. Trésorière du Cercle des Mycologues de Lanaudière et de la Mauricie, elle nous explique comment les outils numériques facilitent la gestion des activités de son association. 

De quoi cultiver la connaissance et multiplier plus facilement les moments de convivialité entre passionnés de la nature. 

Bonne lecture!


Solène: Enchantée Sonia et merci d’avoir accepté de témoigner pour la communauté de Yapla ! Je vous propose de commencer par nous partager quelques mots sur votre association. 


Sonia: C’est un plaisir pour moi! Je suis Sonia Loubier et je suis la trésorière du Cercle des mycologues de Lanaudière et de la Mauricie depuis 2 ans.
Notre mission est de vulgariser les connaissances sur les champignons par le biais d'excursions animées qui se déroulent en forêt. 


Solène: Intéressant! Est-ce vous pouvez nous raconter comment se passe une excursion concrètement pour nos lecteurs ? 


Sonia: Tout d’abord nos excursions se déroulent dans les régions de Lanaudière et de la Mauricie. Concrètement, nous allons en forêt et nous partons à la récolte de champignons pendant 1h à 2h. Les excursions sont animées et supervisées par des spécialistes. Une fois que les participants ont ramassé leurs champignons, nous les étalons sur une grande table. Puis notre spécialiste va les identifier et partager ses connaissances sur la comestibilité ou non par exemple. Ça permet aux participants de se familiariser avec les champignons.


Solène: En me promenant sur votre site internet, j’ai aperçu que vous proposiez toute une panoplie d’activités. Vous pouvez nous en dire plus ? 


Sonia: Avec plaisir oui. En plus des excursions, nous proposons tout un volet de formation. De l’introduction aux champignons à des formations plus poussées, plus scientifiques ou spécialisées sur des familles de champignons… C’est très varié.


Solène: C’est génial, il y en a pour tous les goûts! 


Sonia: Et vous ne croyez pas si bien dire puisque nous avons aussi quelques ateliers gastronomiques où là, nous cuisinons des champignons puis nous les dégustons. 


Solène: La boucle est bouclée alors de la récolte à la dégustation. 


Sonia: Exactement. Et c’est vrai qu’en termes de membres, c’est assez varié comme clientèle. Nous accueillons beaucoup de personnes à la retraite, qui décident de s’intéresser aux champignons puis nous avons aussi des personnes qui viennent en famille. Globalement, nos membres souhaitent découvrir les différentes espèces de champignons comestibles. Mais nous avons aussi quelques personnes qui s’intéressent aux champignons pour le côté scientifique.


Solène: Cette belle diversité d'activités est inspirante en tout cas! Combien de personnes est-ce que vous rassemblez grâce à vos excursions et aux différents ateliers ?


Sonia: Nous comptons environ 300 membres et la particularité de notre association, c’est que nos activités sont concentrées au printemps, à l'été et puis l'automne car c’est principalement à cette période qu’il y a le plus de champignons. 


Solène: C’est la grande période pour vous en ce moment! 


Sonia: Exact ! Nous avons commencé les excursions il y a quelques semaines. Il y a en régulièrement en ce moment car, cette année, la saison est un peu en avance, nous entrons dans la grosse saison!
Et puis, pour ne pas s’ennuyer, Yapla nous a aussi donné l’idée de développer des vidéoconférences en ligne. 


Solène: Des vidéoconférences ? Pouvez-vous nous en dire plus ? 


Sonia: Tout a commencé grâce à l’initiative de 2 membres qui ont écrit un petit livret sur comment récolter et apprêter les champignons. Puis ils voulaient en faire une conférence. Concrètement, nous avons mis en place la vidéoconférence via Vimeo, une plateforme de vidéo et Yapla, notre plateforme de gestion de l’association. Nous avons pu mettre ce projet en place facilement grâce à l'inscription en ligne que propose Yapla.
Nous avons donc créé l’événement de la conférence dans notre compte Yapla. Les personnes intéressées ont pu payer leur place directement en ligne. De notre côté, nous étions automatiquement notifiés des inscriptions, ce qui est super confortable pour assurer le suivi. 


“Nous avons pu mettre ce projet en place facilement grâce à l'inscription en ligne que propose Yapla.”


Solène: C’est une belle transition à ma prochaine question. Comment l’aventure a-t-elle commencé avec Yapla justement ? 


Sonia: Tout à fait par hasard ! Notre association fonctionne sur le principe du bénévolat. Et, pour gérer notre communauté de membres, nous avions un formulaire PDF que l’on ne pouvait pas compléter sur ordinateur.
Les membres devaient l’imprimer, puis nous l’envoyer par la poste. Et puis, la trésorière ou le trésorier devait s’occuper de réceptionner les formulaires, de rentrer les informations à la main dans un fichier Excel et aussi dans un logiciel de gestion comptable. Donc il y avait beaucoup de saisies manuelles. Puis, il fallait aussi s’occuper de l’encaissement des chèques, envoyer les factures aux membres… Bref, cela demandait beaucoup de temps. C’est la raison pour laquelle nous avons décidé d'embaucher une technicienne comptable. 
Finalement, elle n’a pas pu poursuivre son activité. À ce moment-là, j’ai suggéré l’utilisation d’un outil pour faciliter la gestion. 


Solène: Et c’est là que vous avez trouvé Yapla ? 


Sonia: Exactement, je me suis mise à mon ordinateur, puis j’ai trouvé Yapla sur Google. J'ai vu que plusieurs organismes à but non lucratif l'utilisaient déjà au Québec, dont certains OBNL sont assez importants. J’ai vu que vous avez aussi quelques très beaux partenariats en France comme le Crédit Agricole.
Je me suis donc lancée, avec le forfait de base qui est gratuit pour tester. J’ai pu suivre quelques formations et puis nous avons été complètement séduits.


Solène: Pour vous Yapla en quelques mots, c’est quoi ? 


Sonia: Je dirai que Yapla, c’est une solution très flexible, très conviviale et sécurisée. C’est une plateforme qui offre des outils, à un rapport qualité prix incroyable, et surtout, qui est adapté à tous types d’organismes à but non lucratif. 
La plateforme est vraiment très facile d'utilisation. J'étais directrice des technologies de l'information, j'ai travaillé avec beaucoup de plateformes intégrées. Et là, Yapla, je trouve que c’est très bien fait. 


Solène: Merci pour ce beau retour Sonia. C’est effectivement notre mission, soutenir tous les OBNL dans leur mission grâce à un outil clé en main. 
Pouvez-vous nous expliquer concrètement, qu’est-ce que Yapla vous permet de faire ?


Sonia: Déjà, nous avons pu instaurer l'inscription et le paiement en ligne comme je le mentionnais tout à l’heure. C'est un très gros avantage pour les membres puisque ça leur permet quand même d'économiser certains coûts liés à l’impression et à l’envoi des formulaires par exemple. Puis, c’est un gain de temps pour eux aussi. 


Solène: Qu’en pensent-ils de leur côté vos membres d’ailleurs ? 


Sonia: Nous n’avons eu aucun commentaire négatif. Comme je vous le disais, on a une clientèle de personnes plus âgées pour qui le paiement en ligne peut être un peu plus délicat. Dans ce cas, si elles le souhaitent, la plateforme est tellement flexible qu’elles peuvent malgré tout payer par chèque. 

En termes de gestion des adhésions, ça nous permet de sauver un temps fou! Nos membres s’inscrivent et toutes les données sont rentrées automatiquement sur la plateforme. Les cartes de membre sont éditées via la plateforme. Toutes les factures sont envoyées automatiquement par courriel, je n’ai rien à faire de mon côté. 


“En termes de gestion des adhésions, ça nous permet de sauver un temps fou! Nos membres s’inscrivent et toutes les données sont rentrées automatiquement sur la plateforme.“


Solène: Yapla vous facilite la vie côté gestion des adhésions. Vous me disiez plutôt que vous accueillez parfois des familles, vous proposez plusieurs types d’adhésions ? 


Sonia: Oui, nous avons les adhésions individuelles classiques, et nous proposons aussi des adhésions familiales. Et ça a été facile à configurer dans Yapla. 
Ça nous a permis aussi de proposer des adhésions sur 2 à 3 ans avec un prix dégressif. Nous avons mis ça en pas à la demande de certains membres pour leur éviter de devoir renouveler leur adhésion chaque année. C’est très apprécié. 
Et puis, nous avons certains membres qui sont aussi bénévoles, alors pour eux, nous avons configuré une adhésion spéciale qui est gratuite. 

Aussi, avec cette année qui a un peu tout chamboulé, nous souhaitions offrir une année d’adhésion à tous les membres qui se sont inscrits en 2020. Et ça, j’ai pu le faire en quelques clics dans Yapla. Pour ceux qui avaient des adhésions sur 2 à 3 ans, j’ai aussi pu leur reporter leur adhésion sur une année facilement dans Yapla. 


Solène: C’est génial tout ce que vous arrivez à faire pour vos membres, bravo Sonia. Côté événement, concrètement, comment ça se passe pour vous: de l’organisation au jour J pour relever les présences ? 


Sonia: Nous gérons tous nos événements dans Yapla. Le module présente les mêmes avantages que pour les adhésions, c’est-à-dire qu’en termes de gestion administrative, de paiement en ligne, tout est automatisé, on sauve de l’énergie! Et puis, par exemple, il arrive que nous ayons besoin de limiter le nombre de participants. Notamment lorsque nous nous rendons dans des forêts privées où les propriétaires souhaitent limiter le nombre de visiteurs. Avec l’inscription en ligne, c’était facile à faire. Dans ce cas, le jour J, nous avons notre liste de participants et nous relevons facilement les présences. 

Mais souvent, nous n’obligeons pas les participants à s’inscrire à l’avance en ligne. Dans ce cas, une personne de l’association relève les présences le jour J, puis j’intègre les informations manuellement dans Yapla pour faciliter la compilation des données en fin d’année. 


Solène: Et pour informer vos participants de vos nouvelles excursions ou même de vos formations, comment faites-vous ? 


Sonia: Nous avons un groupe Facebook sur lequel nous communiquons régulièrement. Nous utilisons aussi la fonctionnalité infolettre de Yapla pour faire la promotion et annoncer nos événements ou nos formations auprès de notre communauté. Et puis, on met régulièrement à jour notre site web que nous avons pu créer grâce à Yapla d’ailleurs! 
 

Solène: C’est un carton plein en termes d’utilisation de la plateforme! D’ailleurs, vous, en tant que Trésorière, que pensez-vous du module comptabilité de Yapla


Sonia: C’est vraiment fantastique pour moi. Nous n’avons pas de gros besoins en comptabilité mais, le module nous convient tout à fait. Je transfère facilement tous les rapports mensuels et annuels de la plateforme dans un fichier Excel.  


Solène: Quelle est la prochaine étape pour le Cercle des Mycologues de Lanaudière et de la Mauricie ? 


Sonia: Notre objectif principal, ce sont les excursions et les formations. Nous souhaitons pouvoir recommencer les formations en présentiel, peut-être à l'automne prochain. 
Et puis, pourquoi pas aussi donner un nouveau look à notre site web. Nous l’avons créé et implanté nous-mêmes. Mais, à la dernière assemblée générale, nous avons discuté de, pourquoi pas, l’améliorer niveau design. 


Solène: Que de belles choses à venir! N’hésitez pas à nous solliciter pour votre projet de web design, nous serions ravis de pouvoir vous accompagner sur ce projet. Est-ce que vous souhaitez ajouter un petit mot pour conclure ce bel échange ? 


Sonia: Oui, je voudrais aussi souligner la qualité du service client. Que l’on soit une petite organisation ou non, nous avons le droit à un super service!  
À chaque fois que j’ai envoyé des demandes, j’ai eu des réponses rapides et toujours complètes, bien expliquées. On m’a même proposé un échange téléphonique un jour car j’étais vraiment dans le besoin d’échanger avec quelqu’un sur une problématique très particulière. Et le problème a été réglé en moins de deux. Je me suis senti traité comme un client important. 


Solène: Tous les clients sont importants chez Yapla! Merci beaucoup pour votre beau témoignage Sonia. Il ne me reste plus qu’à vous souhaiter de belles excursions en forêt et beaucoup de succès pour la suite. À tantôt! 

 

Vous aussi vous souhaitez proposer le paiement en ligne à vos adhérents ?
Lancez-vous et rejoignez la communauté Yapla en quelques clics ! 

Je me lance !

 
Retour

Nouveau chez Yapla ?

Bienvenue sur notre blog et merci de nous lire ! Nous sommes une plateforme de paiement et de gestion tout-en-un faite pour et par les associations. Notre objectif ? Simplifier votre gestion, vous faire gagner du temps pour vous permettre de vous concentrer sur ce qui compte vraiment ! Explorez nos outils pour votre association ou créez-vous un compte de test gratuit.

Je veux en savoir plus