Règle de base, un conseil d’administration efficace ne vient pas sans l’adoption d’une bonne gouvernance! Mais qu’est-ce que la gouvernance?
La gouvernance a la réputation d’avoir une définition un peu floue et d’être utilisée à tort à tous les sujets. Pourtant, il y a une différence entre la gestion et la gouvernance.
Étudions brièvement le cas ensemble et voyons les bonnes pratiques qui favorisent une bonne gouvernance pour votre conseil d’administration.

 

Qu’est-ce que la gouvernance?

La gouvernance se définit par un ensemble de politiques, de règles et de pratiques pour réaliser des objectifs communs au sein d’une organisation tout en adhérant à des normes d’éthique, d’intégrité, d’efficacité et de responsabilité.

En d’autres mots : La gouvernance régit les règles de bon fonctionnement d’un conseil d’administration dans le but de bien se regrouper.

Un des principes de base de la gouvernance est que tous les membres au sein d’un groupe sont égaux. Ce principe déteint de la démocratie et permet de prendre des décisions plus justes et inclusives.

Lorsque l’on emploie le terme de gouvernance dans une équipe ou une organisation, on parle plutôt de la gestion. Ce regroupement est hiérarchique tandis que pour le conseil d’administration, tous les membres possèdent les mêmes pouvoirs décisifs.

« La gouvernance est la façon dont une société et les groupes qui y appartiennent se regroupent pour prendre des décisions. » Louis Turmel, président-fondateur de Beenote. 

 

Pourquoi est-ce important de maintenir une bonne gouvernance ?

Un conseil d’administration, bien gouverné et qui adopte les bonnes pratiques, apporte plus de structure, de résilience et surtout une meilleure prise de décision. Le C.A. est un des poumons de votre association et par le fait même le fondement de sa réussite.

Une bonne gouvernance dans votre C.A. permet de :

• Concentrer vos efforts sur les objectifs et les missions de votre association
• Combler les attentes externes toujours grandissantes
• D’être plus organisé et proactif lors de situations complexes
• Gérer mieux l’utilisation des ressources de votre association
• Prendre des décisions plus alignées et inclusives
• Maintenir la collaboration entre les membres de votre C.A.
• Conserver une structure de communication productive

Comment maintenir une bonne gouvernance au sein de votre association

Chaque association détient ses propres particularités, ce qui fait que le fonctionnement du conseil d’administration peut différer. Somme toute, la gouvernance est au centre des réunions d’un conseil d’administration, c’est pourquoi il faut utiliser des méthodes pour la maintenir.

 

Voici 8 méthodes à appliquer qui permet une bonne culture de gouvernance :

 

1. Misez sur la planification de vos réunions du C.A.

Au sein d’un conseil d’administration, les rencontres sont récurrentes. C’est pourquoi vous devez bien organiser celles-ci avec des réunions bien planifiées et déterminées en avance en utilisant un ordre du jour clair. La préparation amène des réunions de qualité ! 

 

2. Structurez vos réunions du C.A. 

Rédiger un ordre du jour adéquat permet une structure de réunion, mais aussi une meilleure gouvernance. Votre ordre du jour devrait inclure vos sujets à discuter, les documents relatifs ainsi que vos résolutions pour la prise de décision.

 

3. Envoyez l’ordre du jour à tous les membres avant la rencontre

Ainsi, les membres de votre conseil d’administration peuvent se préparer avant la réunion ce qui amène plus de productivité et de collaboration. Tous les membres sont égaux lors de la rencontre, ce qui fait qu’ils ont un droit sur ce document.

 

4. Pensez à chronométrer durant vos rencontres 

Cela permet de respecter les temps planifiés, mais aussi d’être plus concentré sur les points de votre réunion pour des décisions beaucoup plus éclairées. 

 

5. Utilisez un outil où la prise de notes se fait en temps réel 

La prise de notes à même l’ordre du jour durant la réunion permet de gagner du temps lors de la rédaction du procès-verbal, mais aussi d’éviter des oublis. La transparence et l’efficacité font aussi partie d’une bonne gouvernance.

 

6. Partagez le procès-verbal après la réunion

Une fois le procès-verbal rédigé, il doit être accessible à tout votre conseil. En utilisant un logiciel de réunions, vous éviterez le papier et les échanges de courriel en plus de pouvoir utiliser la signature électronique. Votre conseil d’administration se retrouve alors complètement centralisé.

 

7. Faites des suivis après les décisions

Pour parvenir aux objectifs de votre association, des actions et des suivis doivent être faits. Les tâches et les décisions devraient être conciliées dans un seul endroit pour faciliter les communications aux personnes respectives et les rendre facilement traçables en tout temps ou en cas de litige.

 

8. Rendez accessibles le code de gouvernance et tous les documents

Vous pouvez utiliser une solution de gestion de réunions comme Beenote (ajouter lien url vers landing page offre pour Yapla) qui vous permet de centraliser votre documentation de façons sécurisée tels un répertoire des procès-verbaux ou une bibliothèque. Ainsi, toutes les informations importantes se retrouvent au même endroit et sont faciles d’accès à tous les membres de votre C.A.

La solution pour une bonne gouvernance

Simplifier et centraliser le processus complet de vos réunions optimise complètement votre gouvernance de votre conseil. Cela permet une répartition du temps plus stratégique et des décisions qui donnent lieu à l’évolution de votre mission.

Pour ce faire, nous vous invitons à essayer une solution de gestion de réunions complète pour conseil d’administration comme Beenote. Le logiciel vous permettra de mettre en pratique les 8 conseils mentionnés plus haut et facilitera grandement le maintien de votre gouvernance. 

 

Article écrit en collaboration avec Beenote. 

 

 

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Solène, chargée marketing