Pour faire évoluer votre organisation, certaines tâches répétitives et manuelles doivent être automatisées. D’ailleurs, les principales fonctionnalités de Yapla vous permettent justement en tant qu'OBNL d'améliorer l'efficacité de la gestion de vos membres, des dons ou encore de vos événements.
Vous avez peut-être besoin et envie d’aller plus loin et d’automatiser d’autres processus dans vos activités? Recherche de financement, de bénévoles, de candidats pour vos offres d’emplois… C’est pour répondre à ce type de besoin spécifique et propre à votre organisation que nous avons développé la fonctionnalité Données dans Yapla.
Parfois méconnue des utilisateurs, cette fonctionnalité est pourtant puissante car elle permet à votre équipe de consacrer son temps à d'autres tâches à plus forte valeur ajoutée. Si vous êtes heureux d'apprendre que cet outil ne nécessite pas d'être informaticien et de savoir écrire du code, alors cet article devrait vous plaire!
Quelques étapes clés pour réussir l’automatisation de vos tâches
1. Identifier les tâches et les processus à améliorer
La première étape de l'automatisation de vos activités consiste à identifier et exprimer clairement vos besoins en matière d’automatisation des tâches.
Pour cela, posez-vous les bonnes questions et n’hésitez pas à vous poser à l’écrit pour y répondre. Par exemple, vous pouvez vous demander:
- Qu’est-ce qui me prend le plus de temps au quotidien quand je travaille pour l’association?
- Est-ce qu’il m’arrive de saisir des informations en double? Si oui, lesquelles?
- Suis-je amené(e) à approuver manuellement des demandes, des candidatures, des dossiers…?
Cette étape vous permettra d’identifier les différents processus et tâches répétitives, que vous souhaiteriez améliorer et qui sont susceptibles d'améliorer votre efficacité au quotidien!
Maintenant que vous savez ce que vous souhaitez automatiser, nous vous suggérons de poser dans le détail, les différentes étapes et actions à entreprendre pour réaliser les tâches et processus que vous avez identifiés!
2 . Prioriser vos projets d’automatisation
Une fois que vous disposez de votre liste de tâches et processus qui présentent des possibilités d'amélioration. La hiérarchisation de cette liste est essentielle!
Que souhaitez-vous automatiser en priorité ? Quels facteurs doivent être pris en compte lors de la hiérarchisation des processus à automatiser? À vous d’en décider en fonction des impacts pour votre équipe, et pour vos différentes parties prenantes de façon générale mais aussi de la faisabilité d’un point de vue financier et d’un point de vue de délai de réalisation.
3. Transformation numérique
Inutile de dépenser des millions d’euros dans un logiciel de codage personnalisé piloté par l'IA pour automatiser vos processus. Il existe des logiciels et plateformes comme Yapla, qui ont été spécialement conçues pour les associations, fondations et fédérations !
Numériser les processus de son OSBL grâce aux workflows dans Yapla
Si Yapla est souvent utilisé pour simplifier la gestion de ses membres, la plateforme donne accès à de nombreux autres modules, comme la fonctionnalité Données qui vous permet d'automatiser vos processus grâce à l’efficacité des workflows de validation de données.
Un workflow de validation, qu’est-ce que c’est?
Les workflows sont des processus de validations qui permettent de collecter des données et de les traiter plus. Un workflow est basé sur différents statuts que l'on définit. Un exemple très simple et concrèt de workflow que vous utiliser peut-être tous les jours sans même le savoir est votre liste des choses à faire, aussi appelée la "to-do list". Cette liste est un workflow qui peut être composé de 3 statuts : "tâche à faire", "tâche en cours", " tâche terminée".
On peut imaginer et automatiser de nombreux workflows dans la vie de son OBNL en fonction de son activité et de sa mission : traitement automatisé de candidatures pour une offre d’emploi, traitement automatisé des demandes d’accréditation d’activité, ou encore d’ajout de documentation dans une bibliothèque en ligne…
Si le concept peut paraître complexe à première vue, les workflows sont devenus un incontournable pour de nombreuses structures. Ils permettent de faciliter la gestion quotidienne de son OSBL et d’enrichir son offre de service!
Comment ça fonctionne dans Yapla?
Yapla propose deux modes de fonctionnement, les workflows personnalisés et les workflows systèmes. Il existe présentement quatre workflows systèmes : Validation simple, Soumission, Paiement et Validation avec révision. Pour les besoins plus spécifiques, le workflow personnalisé permet de définir soi-même les différents statuts.
Grâce à la fonctionnalité Yapla Données, vous pouvez créer autant de workflow que vous le souhaitez. L’avantage, c’est que vous avez la possibilité d’être notifié par email, à l'adresse électronique de votre choix, lors du changement de chaque statut si vous le souhaitez. Vous exploitez ainsi plus facilement et plus rapidement les données collectées pour en tirer encore plus de valeur ajoutée.
Cette fonctionnalité vous permet donc de collecter des informations mais vous pouvez aussi vous en servir pour offrir de nouveaux services à votre communauté.
Des exemples pour vous inspirer
La plateforme de mise en relation de Bénévoles et d’OBNL des services communautaires Prescott-Russell
C’est avec Yapla que la plateforme Bénévoles Prescott-Russell a été développée par les Services Communautaires de Prescott-Russell. L’objectif de ce projet ? Mettre en relation des bénévoles de tout âge avec des organismes à but non-lucratif dans tous les secteurs d'activités et issus des Comtés unis de Prescott et Russell, en Ontario.
Nous avons rencontré Julie Leroux qui a été chargée de ce projet chez Prescott-Russell. Elle nous a alors expliqué que l’organisme avait initialement besoin d’une solution permettant de créer un site internet bilingue, permettant aux OBNL de publier leurs offres de bénévolat d’une part et aux bénévoles de proposer leurs services d’autre part. C’est pour cela qu’ils se sont tournés vers Yapla.
“Ce que l’on voulait, c’était autant faciliter la vie des bénévoles que des organisations. Si on n’avait pas utilisé Yapla Données, on n’aurait pas pu réaliser ce que l’on voulait vraiment faire.” - Julie de Bénévoles Prescott-Russell
Principe et fonctionnement de la plateforme de mise en relation
Sur son site web, Bénévoles Prescott-Russell propose une section d’offres de bénévolat.
Cette liste d’offres est enrichie avec le temps par ses propres utilisateurs, à savoir les OBNL.
N’importe quelle personne dans la communauté peut proposer de partager une nouvelle offre de bénévolat via un parcours très simple constitué d’un web-formulaire et un workflow de validation intégré.
“ Quand les offres sont publiées, l’affichage est automatiquement beau ! Tout est homogène, que ce soit la typographie, la taille des images… C’est agréable et surtout c’est important pour la bonne expérience des utilisateurs !”
Qu’est-ce qu’un formulaire web?
Un formulaire web est un support qui permet à vos visiteurs d'entrer en contact avec vous et de vous envoyer des informations.
Les formulaires sur votre site internet peuvent être de différentes nature, telles que des formulaires de:
- contact,
- inscription à la newsletter de votre organisation, à des concours,
- demande d’accréditation,
- satisfaction,
- candidature…
Sur Yapla, vous pouvez créer vos formulaires sur-mesure, on peut tout imaginer en fonction de vos besoins. Vous pouvez inclure des champs divers et variés tels que des:
- Zones de texte,
- Cases à cocher,
- Listes déroulantes,
- Champs cachés,
- Téléchargement de fichiers,...
Astuces - les erreur à éviter dans ses formulaires
Quel que soit le formulaire que vous créez, soyez vigilant aux questions illogiques et inappropriées qui pourraient facilement nuire à l'image de votre organisme.
Par exemple, si vous souhaitez ajouter un formulaire de contact à votre site web, inutile de demander une adresse de domicile. Cela pourrait non seulement créer de la confusion, mais aussi de la méfiance et, il y a de fortes chances que votre visiteur finisse finalement par passer son chemin.
Comment la plateforme fonctionne-t-elle?
Pour publier une offre de bénévolat en ligne en tant qu’OBNL, il suffit de se connecter à son espace membre puis de remplir le formulaire permettant de renseigner ses besoins.
Les formulaires sont construits de façon à ce qu’ils soient faciles, rapides à remplir et automatiquement bilingues en français et en anglais si nécessaire.
Ainsi les OBNL peuvent publier une offre de bénévolat en moins de 5 minutes !
À titre d'exemple, voici une offre de bénévolat de rédacteur style de vie proposé par l'organisation des Rédacteurs sans frontières :
“Ce qui est formidable avec Yapla et que je n’ai pas trouvé ailleurs, c’est que nos OBNL et les bénévoles n’ont pas besoin de remplir les formulaires dans les 2 langues car, à part les pour les champs de texte pure, la plateforme traduit automatiquement les champs !”
Sur cette même plateforme, toute personne peut proposer ses services en tant que bénévole. Il suffit alors de se créer un profil et de remplir un formulaire très simple qui permet de bien cerner le profil du bénévole. Par exemple, le bénévole est invité à cocher des champs relatifs au type de public avec lequel il/elle peut travailler (enfants, personnes âgées, animaux, etc.) ou encore à ses expériences passées, à ses centres d’intérêts, etc.
“ En Ontario, les étudiants de l'école secondaire doivent réaliser 40h de bénévolat pour obtenir leur diplôme. Nous avons enregistré beaucoup d’inscription de jeunes à la recherche d’une mission dans le cadre de leurs études. Les écoles ont bien apprécié la plateforme! “
Par souci de confidentialité, toutes les informations des bénévoles ne sont pas rendues publiques. Ainsi, les organisations n'ont accès qu’à certaines informations sur les profils des bénévoles.
Un suivi et une gestion simple des demandes d’approbation des offres de bénévolat de services bénévoles
Julie a configuré un message automatique qui permet de prévenir systématiquement son équipe en interne lorsqu’une nouvelle offre de bénévolat est proposée par un OBNL :
Puis, grâce au workflow de validation, Julie est parvenue à automatiser de nombreuses tâches dans le processus de mise en relation des bénévoles et des OBNL.
À chaque nouvelle inscription d’OBNL et de bénévoles, Julie reçoit une notification par courriel qui lui permet d’aller vérifier les nouveaux profils et de les approuver grâce aux workflows de "validation simple" dans Yapla.
Pour schématiser ce workflow, voici à quoi il ressemble concrètement :
Qu’est-ce que cela signifie ? Et bien par exemple, une fois qu’une nouvelle offre de service de bénévolat est proposée en ligne par un bénévole, Julie peut examiner le contenu proposé et décider si cette proposition de service peut être publiée ou pas sur le site internet. Ce n’est qu’une fois que Julie a validé l’offre que celle-ci est publiée sur le site web.
D’ailleurs, pour faciliter la gestion et le suivi des offres et des bénévoles, l’organisme a la possibilité d’ajouter des statuts personnalisés aux ressources en base de données : “ Nouveau”, “Validé” ou encore “Archivé”.
Pour configurer tout ce système, Julie a fait le choix de se faire accompagner par l’équipe de service professionnel de Yapla.
“Mon expérience avec l'accompagnement a été fantastique ! C’est Amal, la chef de projet qui nous a accompagnés et, quel service! Au-delà de simplement réaliser le projet, toute l’équipe a vraiment cherché à nous aider, à nous écouter, à comprendre nos enjeux et à nous guider!”
Cet exemple de plateforme de mise en relation peut être facilement appliquée à n’importe quel(s) autre(s) cause, secteur, domaine, comme par exemple :
- Professeur de soutien - élèves en difficulté;
- Producteurs locaux - restaurants locaux
- Associations locales - bénévoles locaux…
L’exemple de l’Institut de Recherche cliniques de Montréal (IRCM)
L’Institut de Recherche clinique de Montréal a pour vocation de mettre la science au service de la santé. C’est pour développer sa stratégie de marque et sa présence numérique que IRCM est accompagné par notre partenaire Riposte.
L’IRCM dispose ainsi d’un site web à fort impact qui permet de mettre en valeur la qualité des recherches conduites à l’Institut et de présenter les chercheurs dans une fiche riche que ceux-ci peuvent mettre à jour, sans aucune connaissance technique grâce à l’application Données. De plus, Yapla est utilisé pour générer dynamiquement, en zone connectée, un bottin constitué des quelque 400 travailleurs et travailleuses de l’IRCM.
On peut tout imaginer avec Yapla!
Page emploi / carrière / bénévolat sur laquelle on peut postuler directement : Vous pouvez parfaitement disposer d’une page sur laquelle vos candidats peuvent postuler directement et joindre leur CV et lettre de motivation.
Des bottins de contacts ou encore de médias : Avec Yapla Données, vous pouvez facilement créer des répertoires co-construits. Par exemple, vous représentez une profession et vous souhaitez mettre à disposition un annuaire des contacts de cette profession. Et bien il est possible d’inviter vos différents confrères à ajouter directement sur votre site internet, et en quelques clics, leur coordonnées, leur photo et toute information que vous jugez utile. Le tout, sans action particulière et nécessaire de votre part, à part un clic pour valider la fiche contact si vous souhaitez garder le contrôle.
Quelle que soit la direction que vous décidez de prendre, l'automatisation peut vous aider à économiser beaucoup de ressources et à développer votre organisation.
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Solène, chargée marketing
