Optimisez la gestion des membres en 2022, les bonnes pratiques de Simon Croz

Optimisez la gestion des membres en 2022, les bonnes pratiques de Simon Croz

Dès sa première année en tant que Directeur de Paraloeil, Simon Croz propose à son équipe de moderniser le processus d’adhésion des membres. Un choix avant tout motivé par le besoin d’avoir une vision plus claire sur ses activités, afin de prendre les meilleures décisions stratégiques possibles à l’avenir.

 

Simon : Bonjour Solène!

Solène : Bonjour Simon et enchantée! Je t’ai invité à cette rencontre aujourd’hui pour échanger sur ton activité chez Paraloeil et sur votre modèle de gestion des membres. Pour démarrer, peux-tu te présenter?
 
Simon : Bien sûr, je suis Simon Croz et je suis le directeur de Paralœil. Ma mission principale est de veiller à la bonne tenue de notre organisme. En quelques mots, Paraloeil est un centre d'art autonome, fondé il y a plus de 20 ans. Concrètement, notre organisme est voué à la production et la diffusion de cinéma.
 
Solène : Intéressant, peux-tu nous en dire plus sur ces différentes activités?
 
Simon : Avec plaisir. Le volet diffusion, on réalise des projections de films dans des lieux divers, que ce soit en plein air ou encore dans la salle de cinéma que nous exploitons. Notre mission avec ce volet, c’est de faire découvrir le cinéma, canadien et québécois en priorité. Nous accueillons des cinéphiles mais aussi le grand public et des familles.
 
Solène : Est-ce qu’il y a un type de film en particulier que vous projetez? 
 
Simon : Nous diffusons différents types de films, des documentaires mais aussi des grands classiques et des films internationaux. Nous réalisons une centaine de projections par an. Nous invitons souvent les auteurs des films pour créer des discussions avec notre public.

Par exemple, nous organisons la projection du nouveau film de Ève Lamont, La Coop de ma mère, en collaboration avec le Comité Logement Rimouski-Neigette. Il sera justement suivi par une discussion avec la cinéaste et des membres du Comité logement. Le film sera aussi précédé du court métrage Les invisibles de Jonathan Levert.

 


Solène :  En plus de cette activité de diffusion, tu me parlais d’une activité de production. Est-ce que tu peux m’en dire un peu plus? 
 
Simon : Pour le volet production, nous offrons des conditions propices à la création et à la réalisation d’œuvres cinématographiques à nos membres. Nous pouvons intervenir sur tout le processus de pré-production d’un film afin d’aider à cadrer le projet, à chercher des financements, à monter le dossier, la scénarisation, à chercher des équipes, etc. Nous offrons aussi des formations ou encore du matériel à la location. Puis, on va jusqu'à la distribution, on place des films dans des festivals, sur différents écrans au Québec et dans le monde.
 
Solène : Impressionnant, combien de membres environ bénéficient de vos services de production?
 
Simon : Nous comptons environ 100 membres qui peuvent être des organismes ou des individus. Certains sont membres depuis 20 ans, et nous avons le plaisir de continuer à en accueillir de nouveaux régulièrement!
 
Solène : Entre l’activité de diffusion, puis toute la partie production, comment est-ce que vous vous y retrouver pour gérer toute la partie administrative de renouvellements de vos anciens membres, puis l’arrivée des nouveaux?

Simon : Et bien notre façon de faire à bien changé justement depuis que nous utilisons Yapla! Auparavant, on gérait tous nos membres avec un fichier Excel et on programmait des alertes dans un agenda Google pour ne pas oublier de faire les relances aux membres qui n’étaient pas à jour. Ça prenait beaucoup de temps puisque tout était manuel.

Solène : Qu’est-ce qui a changé avec Yapla concrètement?

Simon: En basculant sur Yapla, nos membres qui renouvellent n’ont pas à ressaisir pour la énième fois tout un formulaire d’adhésion, toutes leurs informations sont déjà remplies!

 

« En basculant sur Yapla, nos membres qui renouvellent n’ont pas à ressaisir pour la énième fois tout un formulaire d’adhésion, toutes leurs informations sont déjà remplies. »


 
Solène : Si je résume, le renouvellement est moins chronophage pour vos membres? Et pour toi et ton équipe alors?

Simon : Oui c’est ça, puis l’avantage pour nous c’est que l’on sait désormais à un instant T, combien est-ce que l’on a de membres, qui n’est pas à jour dans son membership. Les relances aux membres sont automatiques. 
Puis pour les nouveaux membres, l’inscription est plus simple avec le paiement en ligne. Et ça ne nous empêche pas de continuer à cultiver une certaine proximité avec notre communauté, comme ça nous tient à cœur.

 

« On sait désormais à un instant T, combien est-ce que l’on a de membres, qui n’est pas à jour dans son membership. Les relances aux membres sont automatiques. »

 

Solène : Tu me disais tantôt que vous aviez des membres de différentes nature, est-ce que c’est facile à gérer sur la plateforme?

Simon : Oui, avec notre forfait Envol nous avons eu la possibilité de configurer des adhésions de type “Membre individu” et des adhésions de type “Membre organisme”. C’était essentiel pour nous de pouvoir différencier les deux!


Solène : S’il y a une chose en particulier dont tu ne pourrais plus te passer sur Yapla, ce serait?

Simon :  Je dirais que c'est le côté statistique des membres. Cet aspect de la plateforme me permet vraiment de connaître et suivre ma structure de membership en tout temps. Il y a un diagramme de répartition des adhérents par exemple qui m’est très utile. Puis, il y a tout le système de relance automatique aussi que l’on apprécie beaucoup!


Solène : Merci pour ces précisions! Et si l’on parlait des projets à venir pour votre OBNL, quels sont les enjeux et objectifs de Paraloeil pour 2022? 

Simon : Nous avons beaucoup d’objectifs! Mais le principal, c’est de développer et redynamiser notre communauté. C’est en ce sens d’ailleurs que nous avons une nouvelle recrue responsable de la mobilisation des membres.

Par exemple, avec la mise en place de Yapla, on va pouvoir analyser d’ici quelques mois nos memberships et déterminer quand est-ce que nous avons eu plus de recrutements? Est-ce que nous avons besoin de réaliser des actions particulières et à quelle période? Comme proposer des rabais par exemple, car je sais que c’est possible avec Yapla. L’avantage, c’est que l’on va pouvoir mesurer les résultats de l’action directement dans Yapla.
 
Solène : Que de belles réflexions et actions à venir! Souhaites-tu ajouter un petit mot pour la fin?

Simon : Oui, j’ai hâte de voir les futurs évolutions de la plateforme! 
 
Solène : Nous travaillons dessus, n'hésite pas à suivre notre infolettre pour être tenu informé des nouveautés! Un grand merci Simon pour ce bel échange. Je vous souhaite, à ton équipe et toi, beaucoup de réussite et une belle projection fin Novembre! 

 

Solène Beguin
 

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