Surfer sur la vague du numérique pour gagner en performance dans la gestion de son OBNL

Surfer sur la vague du numérique pour gagner en performance dans la gestion de son OBNL

En naviguant sur internet, Geneviève Prévost, Directrice Générale de l’Association Québécoise de Voile Adaptée, a découvert Yapla. C’est avec cette plateforme de paiement et de gestion tout-en-un qu’elle a décidé d’embarquer dans la numérisation des services de son association. Offrir une meilleure expérience à ses membres, à ses bénévoles, lancer de nouveaux projets… De belles perspectives d’avenir se dessinent au large pour cette association pleine d’ambition. Belle découverte


Solène : Bon matin Geneviève et enchantée! En tant que directrice générale de l’Association Québécoise de Voile Adaptée (AQVA), pouvez-vous nous dire quelques mots sur votre rôle et sur la mission de votre association?


Geneviève : Enchantée Solène. Je suis Geneviève Prévost et je dirige l'Association Québécoise de Voile Adaptée depuis 2019. Notre association permet aux personnes vivant avec des limitations physiques et sensorielles de pratiquer la voile adaptée. Notre mission est d’adapter et soutenir les initiatives des programmes de voile à travers le Québec. 


Solène : Et vous, où êtes-vous situés exactement? 


Geneviève : Le siège social est situé à Montréal. Nous supportons principalement 2 sites de voile qui sont partie intégrante de l’association. Il y a tout d’abord le comité régional de Pointe-Claire. C’est le plus actif avec plus de 200 participants dont 115 membres qui renouvellent annuellement. Puis, il y a l’Estrie avec le Lac Magog. 


Solène : Comment est-ce que l’association est-elle organisée pour gérer tous ces membres et les différentes activités? 


Geneviève : Depuis la création de l’association en 1997, c’était des bénévoles qui s’occupaient de toute l’organisation. Depuis mon arrivée en poste, j'essaye d’équiper l’association d’outils technologiques pour gagner en efficacité et gérer au mieux toute l’activité.


Solène : Vous pouvez nous en dire plus? 


Geneviève : Disons que j’ai mis à profit mon expérience en direction des opérations pour évaluer les processus et, essayer d'améliorer nos façons de travailler. Et pour m’aider au quotidien, je peux compter sur de nombreux bénévoles qui sont engagés dans l’association.


Solène : Est-ce que vous auriez des exemples de tâches sur lesquelles ces bénévoles vous accompagnent? 


Geneviève : Ils m'aident surtout au niveau des opérations. Par exemple, ils accompagnent les membres sur les bateaux, ils s'occupent de l'entretien des équipements, etc. Sinon, je suis la seule personne rémunérée pour gérer toute la partie administrative, et je travaille régulièrement avec les membres du conseil administratif qui s'impliquent au besoin. Dès mon arrivée, j’étais convaincue qu’il était nécessaire de s’équiper d’un outil.


Solène : C’est à ce moment-là que vous vous êtes intéressée à Yapla?


Geneviève : J'ai regardé longtemps différents logiciels, j’ai fait des analyses en croisant mes besoins avec ce qu’ils proposaient. J’ai aussi beaucoup discuté avec d’autres organismes pour voir quelles étaient les pratiques. Finalement Yapla est sorti du lot avec toutes les fonctionnalités que le logiciel rassemble sur un seul et même outil, c’est super pratique! 

Le logiciel est disponible en ligne, donc pas besoin d’installer quoi que ce soit sur l’ordinateur. Globalement, les autres solutions étaient beaucoup plus coûteuses et trop complexes. Ce qui m’a définitivement conquise chez Yapla, c’est le côté local, humain et la proximité du service client qui est excellent.


«Ce qui m’a définitivement conquise chez Yapla, c’est le côté local, humain et la proximité du service client qui est excellent.»


Solène : C’est notre mission d’être présent pour nos associations! Côté prise en main de Yapla, comment s’est déroulé le projet?


Geneviève : J'ai fait quelques formations avec Adrien. Je sentais beaucoup de flexibilité, de compréhension de mes besoins, ça s’est super bien passé. C’est comme tout nouvel outil, il faut un temps d’adaptation pour comprendre le fonctionnement, puis on prend vite la main, surtout avec les formations. 

Clairement, les adhésions en ligne nous ont beaucoup simplifié la vie parce que dans les années précédentes, il y avait beaucoup de manipulations de chèques, c'était l'enfer à gérer. Et puis cette année, on a reçu que 3 chèques, donc ça a beaucoup beaucoup simplifié notre gestion.


«Les adhésions en ligne nous ont beaucoup simplifié la vie, parce que dans les années précédentes, il y avait beaucoup de manipulations de chèques, c'était l'enfer à gérer.»


Solène : Est-ce qu’il y a d’autres personnes qui utilisent Yapla dans l’association ou vous êtes la seule?


Geneviève : Notre bureau de voile de Pointe-Claire a accès et utilise également Yapla. Et c’est génial, car les instructeurs ont toujours la fiche du marin, donc du membre, avec eux. Ils peuvent aller voir, quels sont leurs besoins en termes d'accompagnement, d’équipements, etc. Globalement, ça nous permet de mieux préparer les bateaux. 


Solène :  J’imagine que la centralisation des informations a été appréciée par tout le monde. Est-ce qu’il y a d’autres choses en plus de la gestion des membres que vous faites dans Yapla désormais?


Geneviève : Oui, et bien par exemple, nous avons créé et géré notre régate annuelle avec Yapla. D'ailleurs, la vente des billets en ligne a été très appréciée par l’équipe organisatrice de la Regate et des bénévoles! 


«La vente des billets en ligne a été très appréciée par l’équipe organisatrice de la Regate et des bénévoles!» 


Nous avons aussi proposé notre traditionnel souper de fin de journée. Là aussi les participants ont pu découvrir le menu et prendre leur billet en ligne via Yapla. 

 


Solène : De quoi passer un bon moment convivial sans trop se préoccuper des paiements des participants! 


Geneviève : Exactement! J'ai eu de bons commentaires pour la gestion du repas. C'était d'une simplicité effarante, on a juste sorti un rapport pour le restaurant, et on a coché les participants présents lorsqu’ils rentraient pour le souper. Ça nous a permis de faire un suivi très facilement. 


«J'ai eu de bons commentaires pour la gestion du repas. C'était d'une simplicité effarante, on a juste sorti un rapport pour le restaurant, et on a coché les participants présents»


Solène : Maintenant que vous êtes équipée avec Yapla, quelle est la prochaine étape pour votre association?  


Geneviève : Globalement, aujourd'hui, nous sommes en phase de développement, nous souhaitons agrandir les équipes et accueillir davantage de membres. 

J’aimerais mettre plein de choses en place! Et ce qui est chouette, c’est que l’année prochaine, nous allons gagner du temps sur nos évènements. Il nous suffira juste de dupliquer les événements, puis de changer les paramètres. Pour nous ça va nous permettre de nous concentrer sur d’autres projets. 


Solène : Comme par exemple? 


Geneviève : J’aimerais mettre en place la vente en ligne de marchandises, pour proposer nos t-shirts à nos membres par exemple. J’aimerais aussi créer des événements pour les cours d’apprentissage que l’on propose, ou encore développer les infolettres. J’aimerais aussi migrer notre site web sur Yapla.

Un autre objectif important pour les années à venir, nous souhaitons prendre la forme d’une fédération. Nous sommes donc en restructuration intense, il faut que l'on définisse notre processus d'adhésion ainsi qu’un programme spécifique pour permettre aux clubs de s’affilier à nous. 


Solène : C’est génial, que de belles choses à venir pour l’association et vos membres aussi. J’arrive au bout de mes questions, souhaitez-vous ajouter un mot pour finir Geneviève? 


Geneviève : Je sens qu'il y a beaucoup de potentiel dans Yapla, et puis je travaille avec quelqu'un qui voit aussi ce potentiel là. Je pense que ça va beaucoup nous aider dans nos différents projets.


Solène : En tout cas, vous pouvez compter sur notre soutien! Merci Geneviève pour ce bel échange et beaucoup de réussite à vous dans vos projets.

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Nouveau chez Yapla ?

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