Top 3 des pratiques pour une reprise réussie des activités des OBNL

Top 3 des pratiques pour une reprise réussie des activités des OBNL

Ça y est, la reprise est lancée! L’heure est aux retrouvailles après la pause de l’été. 

Inscriptions et renouvellements des membres, soirées et événements, lancement de nouveaux projets, intégration du passeport vaccinal… L'activité reprend et il faut être sur tous les ponts en même temps.

En cette période, bien mouvementée, nous avons eu le plaisir de discuter avec quelques OBNL au sujet de l’organisation de leur reprise et de leurs différentes activités.

Belle découverte et surtout, bonne reprise à tous! 

 

#1 - Attirer de nouveaux membres et limiter les risques grâce au paiement en ligne

Cette année, la reprise est aussi synonyme d’intégration de nouvelles pratiques et du passeport vaccinal. À l’unanimité, les organisations que nous avons rencontrées nous confient que le paiement en ligne est indispensable cette année. Cela permet notamment de limiter les contacts et ainsi que les risques sanitaires pour les membres.

C’est le cas de l’Association de fibromyalgie et du syndrome de fatigue chronique de Vaudreuil-Soulanges. Chantal, coordinatrice de l’association qui a d’opté pour des adhésions en ligne : «Comme je savais qu’il serait très compliqué d’organiser une journée d’inscription en présence de nos membres, comme nous le faisons traditionnellement, j’ai cherché une solution sur internet et j’ai trouvé Yapla.» 

Pour Marie Myriam Dumais Synnott, directrice générale du Créneau d'excellence Acéricole, le paiement en ligne des adhésions est même devenu un argument pour recruter plus de membres dans son organisation :  «Finalement, 9 membres sur 10 payent en ligne sans souci. Je pense que le paiement en ligne est même un argument pour nous car avec ce système, adhérer ne prend que 2 minutes!» 

En plus d’offrir une meilleure expérience à ses membres, Marie Myriam ajoute que les outils numériques permettent de gagner du temps pour en passer plus à développer de nouveau projet :  “Je veux toujours m’équiper des outils les plus performants dans le but de maximiser mon temps. Je trouve que le temps est précieux, je veux donc le consacrer sur les projets, sur le développement des affaires, sur les besoins des membres, et pas nécessairement sur l'administratif. Ce n’est pas le rôle du Créneau de faire de l’administratif. Je crois beaucoup au numérique!» 

 

#2 - Organiser ses événements autrement

> Remplacer les grands rassemblements par plus de petits événements

Chœurs sans frontières s’adapte aussi au contexte, autant que faire se peut. Cette association propose des activités de chorales innovatrices et rassemble traditionnellement jusqu’à 500 personnes lors de ses différentes activités.

Cette année, c’est une organisation un peu différente qui prend place. Alain Lanctôt, Président de Chœurs sans frontières, nous explique : «On pourra faire des évènements mais ce sera en petits groupes. Nous allons tout enregistrer en vidéo pour être retransmis en ligne pour les autres membres qui font partie de l'organisation.» 

Pour s’organiser au mieux et assurer la sécurité de tous, l’association doit intégrer de nouvelles règles qu’elle prend soin de bien communiquer à ses membres : «Nous allons officialisé de nouvelles normes lors de la prochaine réunion du conseil.  Nos membres s’y attendent parce qu'on avait déjà envoyé des communications au moment des inscriptions.» 

Alain ajoute que, dans le cas où les événements devaient être malheureusement annulés, l’association pourra facilement procéder au remboursement de ses inscrits via son compte Yapla. 


> Mettre en place un mode hybride : 50% en ligne, 50% en présence

De nouvelles pratiques émergent aussi du côté du Domaine Forget de Charlevoix, une corporation à but non lucratif «vouée à la formation, à la création et à la diffusion de la musique et de la danse!» . Cette organisation permet notamment à des centaines d'étudiant·es de partout dans le monde de parfaire leur art grâce à son Académie internationale de musique et de danse. 

Mathilde Lemieux, responsable des dons majeurs et planifiés au Domaine Forget de Charlevoix nous explique que cet été, le programme s’est déroulé en mode hybride : «Contrairement à 2020 où l’on a été contraint de tout faire en ligne, cette année nous sommes parvenus à trouver un entre-deux. Nous avons mis en place un mode hybride qui a permis à des étudiants de suivre le programme de l’académie sur place, tandis que d’autres ont suivi en ligne. Ça a plutôt bien fonctionné.» 

Le bon déroulement des activités est, en partie, dû à une communication régulière et de proximité que l’organisation déploie auprès de sa communauté.


Voici un exemple de post facebook du Domaine Forget au sujet de l’instauration du passeport vaccinal

 

#3 - Trouver des financements pour son OBNL

> Lancer des campagnes de dons et développer une stratégie de communication

«Reprise» rime souvent avec «nouveaux défis. C’est le cas pour le Domaine Forget de Charlevoix qui se lance dans le développement de nouvelles campagnes de financement et de projets avec l’aide de Mathilde Lemieux. 

Si les dons par chèques sont possibles, les campagnes de financements en ligne permettent à la corporation de recevoir facilement le soutien de ses partenaires : “Ce sont des outils comme Yapla qui nous permettent de faire de la transaction en ligne”

Par exemple, pour financer les travaux d’entretien de ses bâtiments qui datent pour certain de 1900, l’organisation propose aux donateurs de laisser leur empreinte et d’associer leur nom à l’un des sièges de la salle de concert. 

Pour découvrir les différentes campagnes de financement et soutenir le Domaine Forget de Charlevoix, rendez-vous juste ici

 «Il faut que l'on communique autrement avec nos donateurs potentiels, je dirais que c'est même ça le gros défi. Nous misons beaucoup sur nos outils en ligne pour être capable de bien faire passer le message et d'aller chercher des dons malgré tout». 

Mathilde explique aussi que, à l'avenir, le Domaine Forget souhaiterait renforcer sa stratégie de recherche de financements en sollicitant davantage sa clientèle. Cette année, les concerts étant limités, le Domaine Forget doit redoubler d'effort et développer sa communication auprès de ses donateurs et de sa clientèle :  «Avec mon arrivée, nous voulons commencer à plus solliciter notre clientèle, qui cette année, était moins présente et nous obligeait à réfléchir à des stratégies en ligne. Nous essayons vraiment d'intégrer une stratégie de communication en ligne. Nous passons par les réseaux sociaux par exemple ou encore par l’envoi de courriel, de rappels, un petit peu plus récurrents».


> Bénéficier de subventions publiques

Pour compenser la baisse de revenus causée par le ralentissement des activités, Chœurs sans frontières est à la recherche de financements. Pour ce faire, l'organisme vient de déposer une demande de subvention publique auprès de différents offices de tourisme régionaux. Alain nous explique que, dans le cadre des projets de relance de l’économie et notamment du tourisme, il existe des aides auxquelles les OBNL peuvent parfois être éligibles. 

Espace OBNL propose d’ailleurs un article qui pourrait vous intéresser si vous aussi, vous êtes sur le point de rédiger une demande de subvention. Dans son article, Stéphane Parent, directeur général d’Espace OBNL propose 7 conseils pour augmenter votre succès avec vos demandes de subvention.


Pour résumer, septembre est un moment clé, durant lequel il faut jongler entre la reprise des activités, la recherche de financements, sans compter les nouvelles petites règles sanitaires… 
Alors pour vous accompagner au mieux en cette période, parfois très chargée, nous souhaitions vous proposer quelques exemples d’organisation. 
Nous espérons que ces derniers vous auront inspirés et nous vous souhaitons une belle année associative! 

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